Mava

1.2 Avtalet ingås när en behörig företrädare för Kunden godkänner villkoren i tjänsten, antingen vid registrering eller när Kunden väljer en betald plan. Godkännandet loggas med namn, e-postadress, IP-adress, tidpunkt och versionsnummer. Den som godkänner intygar att hen har rätt att ingå avtalet för Kundens räkning.

1.3 Bilaga 1 (Personuppgiftsbiträdesavtal) och Bilaga 2 (Underbiträden) utgör en del av avtalet.

2.2 Mava tillhandahåller verktyg. Bedömningar, beslut om placering i säkerhetsklass, framställan om registerkontroll till Säkerhetspolisen och alla beslut om anställning fattas av Kunden. Mava lämnar inga rekommendationer om enskilda personer.

2.3 Mava får utveckla och ändra tjänsten. Väsentliga försämringar av funktioner som Kunden betalar för meddelas minst 30 dagar i förväg.

3.2 Planerna Starter, Professional och Enterprise beskrivs med innehåll och pris på mava.solutions vid tidpunkten för val av plan. Har Kunden och Mava skriftligen avtalat andra priser eller villkor, till exempel i en orderbekräftelse, gäller de före prislistan. Vald plan gäller från valet.

3.3 Kunden ansvarar för sina användares behörigheter och för att endast behöriga personer får tillgång till kontot. Inloggning sker med engångskod via e-post eller passkey; lösenord används inte.

4.2 En kandidat debiteras första gången Kunden öppnar kandidatens akt efter att kandidaten påbörjat sin kontroll. Kandidater som bjuds in men aldrig påbörjar debiteras inte. Varje kandidat debiteras högst en gång.

4.3 Kunden betalar antingen mot faktura eller med kort. Vid betalning mot faktura faktureras plattformsavgift och förbrukning månadsvis i efterskott med 30 dagars betalningsvillkor; plattformsavgiften för den första månaden räknas från den dag planen valdes. Vid betalning med kort betalas plattformsavgiften i förskott: vid planvalet betalas avgiften för resten av innevarande månad, och därefter debiteras kortet automatiskt den första varje månad för den månadens plattformsavgift. Förbrukning, det vill säga kandidater och Mava Watch, debiteras samtidigt i efterskott för föregående månad. Kunder med säte utanför Sverige betalar med kort.

4.4 Vid årsbetalning i förskott lämnas 10 procent rabatt på plattformsavgiften.

4.5 Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen samt lagstadgad påminnelseavgift. Vid mer än 30 dagars försening får Mava, efter skriftlig påminnelse, stänga av kontot tills betalning skett. Data raderas inte på grund av avstängning.

4.6 Mava får ändra priser med 60 dagars skriftligt varsel. Prisändringar gäller inte under pågående förskottsbetald period.

5.2 Kunden får inte använda tjänsten för att behandla uppgifter om personer utan saklig anknytning till en rekrytering eller anställning, för att systematiskt kontrollera personer utanför den egna verksamheten, eller i strid med lag.

5.3 Kunden ansvarar för innehållet i egna processer, frågeformulär och samtalsguider.

6.2 Support lämnas via hello@mava.solutions vardagar. Svarstider enligt vald plan. Supportadressen är avsedd för frågor om tjänsten och avtalet, inte för uppgifter om kandidater eller anställda; sådana uppgifter hanteras i tjänsten.

6.3 Mava vidtar de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som anges i Bilaga 1.

7.2 För uppgifter om Kundens användare, fakturering och support är Mava personuppgiftsansvarig enligt integritetspolicyn på mava.solutions/privacy.

8.2 Kunden äger sina data. Mava använder Kundens data endast för att tillhandahålla tjänsten och för anonymiserad, aggregerad statistik som inte kan hänföras till Kunden eller enskilda personer. Kunddata används inte för att träna AI-modeller.

8.3 Kunden kan när som helst exportera akter i maskinläsbart format och som PDF.

9.2 Mava har inte tillgång till innehållet i Kundens akter annat än vad som krävs för drift, support på Kundens begäran och felsökning, och då av personal med tystnadsplikt.

10.2 Mava ansvarar inte för indirekt skada, utebliven vinst, förlorad data som Kunden kunnat exportera, eller skada till följd av Kundens beslut baserade på underlag i tjänsten.

10.3 Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, brott mot sekretess eller ansvar som enligt dataskyddsförordningen inte kan begränsas.

11.2 Vardera parten får säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot avtalet och inte rättar inom 14 dagar från skriftlig anmodan.

11.3 Vid avtalets upphörande kan Kunden exportera sina data i 30 dagar. Därefter raderas Kundens data enligt Bilaga 1, om inte lag kräver längre lagring. Personer i Mava Watch avslutas samtidigt.

13.2 Kunden får inte överlåta avtalet utan Mavas skriftliga samtycke. Mava får överlåta avtalet till bolag inom samma koncern eller i samband med överlåtelse av verksamheten.

13.3 Svensk lag gäller. Tvist prövas av Stockholms tingsrätt.

Behandlingen pågår under avtalstiden och till dess uppgifterna raderats enligt punkt 9.

Uppgifter: identitets- och kontaktuppgifter, personnummer, identitetshandlingar, medborgarskap, anställnings- och utbildningshistorik, intyg och licenser, svar på frågeformulär, anteckningar från säkerhetssamtal och referenssamtal, bokningar, loggar.

Särskilda kategorier och uppgifter om lagöverträdelser: utdrag ur belastningsregistret (artikel 10 GDPR) som kandidaten själv laddar upp och Kunden verifierar hos Polismyndigheten; medicinska intyg (artikel 9) för befattningar som kräver dem; uppgifter som kandidaten lämnar i frågeformulär och samtal om ekonomi, relationer och kontakter med utländska organ. Kunden ansvarar för den rättsliga grunden för dessa uppgifter. Mava tillämpar särskilda skyddsåtgärder: dessa handlingar lagras krypterade, läses aldrig av AI-tjänster och är åtkomliga endast för Kundens behöriga användare.

• Kryptering under överföring (TLS) och i vila: uppladdade handlingar krypteras individuellt (AES-256-GCM); personnummer krypteras på kolumnnivå. Krypteringsnycklar förvaras skilt från data.
• Drift i EU (Tyskland) hos ISO 27001-certifierad leverantör, på en separat molnserver för Mava, med brandvägg, automatiska säkerhetsuppdateringar och administrativ inloggning endast med nyckel.
• Inloggning i tjänsten utan lösenord: engångskod via e-post eller passkey (WebAuthn). Spärr efter upprepade misslyckade försök.
• Fullständig åtkomst- och händelselogg per kandidat och användare, tillgänglig för Kunden i tjänsten.
• Automatisk gallring enligt den tid Kunden ställer in; export och radering på begäran.
• Dagliga krypterade säkerhetskopior till separat lagring inom EU, med 14 dagliga, 8 veckovisa och 12 månatliga versioner, och regelbundet testad återläsning.
• Övervakning av tjänstens hälsa med larm.
• Identitetshandlingar läses maskinellt på Mavas egna servrar; registerutdrag och medicinska intyg läses inte maskinellt alls; CV och licenser läses av en AI-modell som körs i AWS:s regioner inom EU, utan att uppgifterna delas med modelleverantören eller används för träning.

Några underbiträden i Bilaga 2 ingår i koncerner med bolag i USA och kan behandla vissa uppgifter där: Cloudflare för vidarebefordran av e-post till Mavas supportadress, och Stripe för Kundens faktureringsuppgifter. Sådan överföring sker med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för bolag certifierade enligt EU–US Data Privacy Framework, eller av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Mavas supportadress används inte för att behandla uppgifter om kandidater eller anställda för Kundens räkning. Skickas sådana uppgifter ändå dit raderar Mava meddelandet och hänvisar avsändaren till tjänsten.

Ändringar meddelas enligt Bilaga 1 punkt 6. Aktuell lista publiceras på mava.solutions/villkor.